Das Ziel von Recordsmanagment (oder Aktenführung) ist das Herstellen von Nachvollziehbarkeit der Geschäftstätigkeit. Dies kann mit einem Aktenplan, Ordnungssystem, Strukturplan erreicht  werden. In einem Ordnungssystem werden ale wichtigen Aktivitäten eines Betriebes aufgeführt. Er ist z.B. nach dem Dekandensystem hierarchisch gegliedert  und beliebig erweiterbar. Ein Ordnungssystem bietet den Mitarbeitenden ein Gerüst, an dem sie das Tagesgeschäft festmachen können: sie wissen, wo sie die Dokumente ablegen können.

Werden Akten von Anfang an nach klaren Regeln gebildet, entsteht Nachvollziehbarkeit der Geschäftstätigkeit. Gleichzeitig wird so auch für die Archivierung vorgearbeitet: anhand des Aktenplans können die Unterlagen bewertet (was soll wie lange aufbewahrt weden) und an den entsprechenden Orten gelagert werden.

Was einmal im Archiv landet, hat als Teil eines Tagesgeschäfts begonnen. Und ein Geschäft kommt nicht von alleine, es ist Teil der umfassenden Geschäftstätigkeit einer Firma, eines Amtes, eines Betriebs.

Lifecyclemanagement heisst bestimmen, was mit den Dokumenten zu geschehen hat, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit eines Betriebes entstehen:

in welchem Kontext stehen sie

wo werden wie abgelegt, wie lange werden sie aufbewahrt, solange sie fürs Tagesgeschäft gebracht werde und wo werden sie zwischengelagert, wenn sie für die unmittelbare Geschäftstätigkeit nicht mehr benötigt werden

wie lange werden sie aufbewahrt

sollen sie langzeitarchiviert werden