Bewertung

Was soll mit den Unterlagen eines Betriebes einmal geschehen?  Wie lange werden sie aufbewahrt, werden sie langzeitarchiviert, welche Unterlagen können wann vernichtet werden. Es wird für Betriebe immer wichtiger, bei Rechtsfragen anhand der Unterlagen nachweisen zu können, worin die erbrachte Leistung bestanden hat. Die Bewertung gibt Antwort auf diese Fragen.

Bewertung ist wie das Recordsmanagement Teil des Lifecyclemanagements von Unterlagen. Aufgrund eines Strukturplans wird idealerweise von Anfang an festgelegt, was mit den Unterlagen einmal geschehen soll, wie lange sie aufbewahrt werden.

Es gilt zu unterscheiden zwischen Dokumenten

die fürs Tagesgeschäft gebraucht werden und schon nach Wochen ihren Dienst getan haben

die einige Zeit, z.B. 10 Jahre aufbewahrt werden müssen (gemäss OR)

die längere Zeit aufbewahrt werden sollten, damit ein Betrieb im Fall von Rechtsstreitigkeiten seine Geschäftstätigkeit nachweisen kann (Risikomanagement)

bei denen es sich lohnt, sie sehr lange Zeit aufzubewahren, weil sie das historische Erbe der Firma dokumentieren

Die Unterlagen werden nach verschiedenen Kriterien auf ihren „Wert“ hin bewertet.

Bewertungskriterien

Die Bewertung beginnt bei der Abklärung der  Geschäftstätigkeit des Betriebes: Welche Firma/Behörde hat die Unterlagen erstellt und verwaltet? Welches waren ihre Aufgaben? Wie hoch ist das Risiko, wenn Unterlagen vernichtet werden/nicht mehr aufgefunden weden können?  Wie lange müssen die Unterlagen aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden?

Evidenz- und Informationswert der Unterlagen werden abgeklärt (weisen die Unterlagen die Geschäftstätigkeit des Aktenbildners gut nach, sind sie strukturiert oder zufällig angeordnet? Enthalten die Unterlagen bedeutende Inhalte?). Ev. reicht es, aus einer Dossierserie eine gewisse Anzahl Geschäfte zu überliefern (Sampling).